Vedtægter for Hou Kajak Klub

Revideret og fremlagt på generalforsamling d. 25. februar 2019.

§1. Klubbens navn og hjemsted
Stk. 1 Klubbens navn er Hou Kajak Klub. Hjemsted er Odder kommune. Klubben er stiftet d. 13. juni 2005.

§2. Klubbens formål
Stk. 1: Klubbens formål er at tilbyde og fremme kajaksport og være samlingssted for kajaksportens udøvere.
Stk. 2: Klubben er medlem af de, for arbejdet nødvendige, organisationer.
Stk. 3; Foreningen bygger på frivillige, forpligtende fællesskaber båret af det enkelte medlems lyst, glæde og engagement.

§3. Aktive medlemmer
Stk. 1: Som aktivt medlem af klubben kan optages enhver, der er fyldt 16 år og som kan tilslutte sig klubbens formål.
Stk. 2: Ikke-frigivne under 18 år kan kun deltage i aktiviteter ifølge med frigivne forældre eller værge og under disses ansvar.
Stk. 3: Alle medlemmer forpligter sig ved indmeldelsen til, at overholde klubbens vedtægter og øvrige bestemmelser.

§4. Gæstemedlemmer
Stk. 1: Aftaler om gensidigt medlemskab kan indgås med andre klubbers medlemmer. Gæstemedlemsskab giver ikke stemmeret på generalforsamlingen. Gæstemedlemmer kan ikke vælges til klubbens tillidsposter. Gæstemedlemmer forpligter sig til, at følge klubbens bestemmelser.
Stk. 2: Ved klubbens egne arrangementer, såsom handicapløb, stævner, begyndertræning m.v. har klubbens ordinære medlemmer førsteret til klubbådene. Gæstemedlemskab giver ikke ret til bådplads.

§5. Passive medlemmer
Stk. 1: Som passive medlemmer kan optages personer eller firmaer, der interesserer sig for klubben. Disse kan deltage i møder, men har ingen stemmeret, og de kan heller ikke deltage i roningen.

§6. Kontingent
Stk. 1: Det årlige medlemskontingent forfalder til betaling således: Alle medlemmer pr. 1. april. Der betales gebyr for instruktion til opnåelse af frigivelse. Instruktionsgebyr fastsættes af generalforsamlingen.
Stk. 2: Der udsendes én årlig opkrævning til medlemmer. Efter betalingsfristens udløb, fremsender kasseren én rykkerskrivelse med en ny betalingsfrist. Overholdes denne betalingsfrist ikke, betragtes medlemmet som udmeldt.
Stk. 3: Hvis en person, der er udmeldt af klubben, inden 1 år for udmeldelsesdatoen ønsker optagelse i klubben igen, skal vedkommende betale kontingent for den mellemliggende periode.
Stk. 4: Kontingentets størrelse fastsættes på ordinær eller ekstraordinær generalforsamling med virkning fra førstkommende forfaldsdato.

§7. Udmeldelse
Stk. 1: Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren. Ved udmeldelse tilbagebetales ikke overskydende kontingent.
Stk. 2: Bestyrelsen kan ekskludere medlemmer pga. aktiviteter, der skønnes at modarbejde klubbens formål og interesser, herunder brug af stoffer og rusmidler, der er opført på Anti-Doping Danmarks dopingliste.
Stk. 3: Et ekskluderet medlem har ret til at få sin eksklusion prøvet ved førstkommende generalforsamling.

§8. Ordinær generalforsamling
Stk. 1: Den ordinær generalforsamling afholdes i februar og indkaldes via e-mail og på hjemmesiden. Indkaldelsen skal foretages senest 3 uger før generalforsamlingens afholdelse.
Stk. 2: Dagsordnen er:

Valg af dirigent.
Bestyrelsens beretning.
Evt. beretninger fra udvalg.
Bestyrelsen fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse.
Rettidigt indkommende forslag jf. stk. 5.
Bestyrelsen fremlægger budgettet for det kommende år og herunder fastsættelse af kontingent og gebyrer til godkendelse.
Valg til bestyrelsen. Se § 10 stk. 1 og 2.

- Valg til bestyrelse og bestyrelsessuppleant.
- Valg af revisor og revisorsuppleant.
- Klubbens andre tillidsposter.

Eventuelt.

Stk. 3: Stemmeberettigede med 1 stemme er ethvert aktivt medlem over 16 år.
Stk. 4: Generalforsamlingen er beslutningsdygtigt, uanset hvor mange medlemmer, der er til stede. Til vedtagelse af vedtægtsændringer kræves, at mindst 2/3 er de tilstedeværende medlemmer stemmer for forslaget. Til vedtagelse af andre forslag kræves kun almindelig stemmeflerhed. Står stemmerne lige bortfalder forslaget. Afstemningen kan ske ved håndsoprækning eller, hvis én eller flere medlemmer ønsker det, skriftligt.
Stk. 5: Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen, fremsendes skrifteligt til formanden, og skal være denne i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
Stk. 6: Ved generalforsamlingen føres referat over valg og beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten senest 14 dage efter generalforsamlingen, hvorefter det offentliggøres.

§9. Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1: Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 8 dages varsel når bestyrelsen finder anledning dertil, eller ved skriftlig
begæring fra minde 1/3 af de aktive medlemmer. Afstemningsproceduren er som ved ordinær generalforsamling.

§10. Bestyrelsen
Stk. 1: Bestyrelsen konstituerer sig på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen med følgende sammensætning: Formand, næstformand, kasserer, sekretær og et bestyrelsesmedlem. Omkonstituering kan finde sted efter behov, når der er flertal for det i bestyrelsen. Hvis et medlem forlader bestyrelsen i utide, indkaldes suppleanten.
Stk. 2: Valgperioden er 2 år. 3 bestyrelses medlemmer vælges på ulige år og 2 bestyrelsesmedlemmer vælges på lige år. Endvidere vælges på generalforsamlingen én bestyrelsessuppleant for 1 år ad gangen.
Stk. 3: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer efter almindeligt indvarsel er mødt, deriblandt formanden eller næstformanden. Beslutning træffes med almindelig stemmeflerhed. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende for afstemningens udfald.
Stk. 4: Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og klubben tegnes af formand og et bestyrelsesmedlem/kassereren. Bestyrelsen kan meddele kassereren prokura. Der skal føres protokol over generalforsamlinger og bestyrelsesmøder.
Stk. 5: Formand, næstformand og kasserer skal være over 18 år.

§11. Regnskabet
Stk. 1: Regnskabsåret går fra 1. januar til 31. december.
Stk. 2: Bestyrelsen kan forlange, at blive løbende orienteret om regnskabet, herunder budgettet for året. Revisoren er ansvarlig for dets rigtighed. Revisoren kan foretage uanmeldt revision.
Stk. 3: Bestyrelsen forvalter pengemidlerne under ansvar overfor generalforsamlingen.
Stk. 4: Regnskabet, forsynet med revisorenes påtegning, forelægges på den ordinære generalforsamling til godkendelse.
Stk. 5: For foreningens forpligtigelser hæfter foreningen alene med sin formue.

§12. Revisorer
Stk. 1: Revisoren er et, på den ordinære generalforsamling, valgt medlem, der vælges for 1 år ad gangen. Endvidere vælges hvert år én revisorsuppleant.
Stk. 2: Bestyrelsen skal senest 3 uger før den ordinære generalforsamling afgive resultatopgørelse og status pr. 31. december til revisor. Revisoren skal senest 14 dage efter at have gennemgået det samlede regnskab og påset, at beholdningerne er til stede. Revisor forsyner resultatopgørelsen og status med påtegning. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision.
Stk. 3: Bestyrelsen fremlægger resultatopgørelse og status samt budgetforslag for den kommende regnskabsperiode til godkendelse på den ordinære generalforsamling. Driftsregnskab og status skal være underskrevet af bestyrelsens medlemmer før fremlæggelse på generalforsamlingen. Revideret regnskab samt bestyrelsens budgetforslag skal være fremlagt i klubben senest 1 uge før den ordinære generalforsamling.
Stk. 4: Bestyrelsens medlemmer og revisor har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

§13. Bestemmelser og reglementer
Stk. 1: Bestemmelser og vedtægter, der fastsættes af bestyrelsen, kan ses på hjemmesiden og i klubhuset.

§14. Opløsning af klubben
Stk. 1: Bestemmelse om opløsning af klubben kan kun finde sted på en generalforsamling, hvor mindst 2/3 er de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Til vedtagelse kræves 2/3 af de afgivende stemmer.
Stk. 2: Er der ikke tilstrækkeligt antal medlemmer til stede indkaldes til en ny generalforsamling med mindst 8 dages varsel. Bestemmelsen kan da tages med den nævnte majoritet uanset de fremmødtes antal.
Stk. 3: Ved opløsning af klubben skal evt. aktiver overføres til en kajakklub i Odder kommune hvis formål bl.a. tilgodeser børn og unge.

Således vedtaget på stiftende generalforsamling d. 13. juni 2005.
Ændret på ekstraordinær generalforsamling d. 21. september 2006.
Ændret på ordinær generalforsamling d. 20. februar 2007 og d. 25. februar 2009.
Ændret revision til godkendelse d. 23. januar 2012.
Ændret på ordinær generalforsamling d. 24. januar 2015.
Sproglig opdateret og fremlagt på ordinær generalforsamling d. 25. februar 2019.